Визначте, що означає кожен документ
Рахунок описує суму, виставлену за господарську подію. Запис платежу описує кошти, отримані або інакше зараховані проти нього. Розрахунок провайдера може поєднувати операції й комісії. Ці документи мають підтверджувати один одного, але не бути взаємозамінними.
Зіставляйте не лише за сумою
Порівнюйте валюту, дату, контрагента й посилання. Два платежі можуть мати однакову суму, а один рахунок — кілька часткових оплат. Збережіть підтвердження зіставлення, щоб інший перевіряльник розумів зв’язок.
Поясніть різницю
Комісії, часткові оплати, строки й конвертація валют можуть створювати різниці. Визначайте джерело, а не підганяйте підсумок. Комісія у звіті провайдера має залишатися відокремленою від суми рахунку й фактично отриманих коштів.
Відокремлюйте запис від виконання
Запис вхідного платежу не ініціює переказу. Банківське підключення саме собою не погашає рахунок. Перш ніж вважати суму оплаченою, використовуйте доступні підтвердження й належний для бізнесу процес перевірки.