Почніть із підтверджень
Зберіть підтвердження платежу й надані клієнтом відомості про переказ. Перелічіть номери рахунків окремо та перевірте, чи зазначені суми покривають їх повністю або частково.
Розберіть приклад
У прикладі платіж USD750 покриває EX-201 на USD300 і EX-202 на USD450. Сума двох розподілів дорівнює отриманій сумі; жоден рахунок не повинен показувати ще одне окреме надходження USD750.
Чітко визначте наступний крок
Збережіть нотатку про розподіл із посиланням на платіж. Якщо розбивка клієнта не сходиться, залиште різницю відкритим питанням, а не розподіляйте її довільно між документами.
Зберігайте контекст джерела
Запис рахунку та розмова з клієнтом дають різні підтвердження. Зберігайте початкові посилання на документи, додаючи датовані нотатки про відповіді й пов’язані платежі. Ці посібники стосуються зрозумілого адміністрування, а не тактик стягнення чи обіцянок автоматичного переказу коштів.