Почніть із підтверджень
Зберіть обидва записи й перевірте заявника, суму, валюту та ідентифікатор джерела. Скопійований чек у кількох запитах має спонукати до перевірки, чи не запитують відшкодування тієї самої події двічі.
Розберіть приклад
Покупець подає чек на USD72 разом із запитом на USD72. Збіг сум корисний, але перевіряльнику все одно потрібні ділова мета та підтвердження, що це належний заявник.
Чітко визначте наступний крок
Відокремлюйте погодження й підтвердження подальшого відшкодування від подання запиту. Повний запит не є автоматично погодженим або сплаченим. Точно фіксуйте наступний крок, не створюючи враження руху коштів.
Зберігайте контекст джерела
Ці посібники стосуються підтверджень господарського запису. Чек, запит на відшкодування й банківський рух можуть описувати пов’язані частини однієї події, але не є взаємозамінними документами. Зберігайте видимими кожне джерело та його роль.