1. Відповідальність і контакти
N.I. BLOOM INVESTMENTS LTD, HE 460140, ПДВ CY60073409S, за адресою Kosta Chatzikakou 10, ATLANTIS, 4th floor, Office 401, 6027 Larnaca, Cyprus, відповідає за адміністрування облікових записів Doviria, безпеку та підтримку. З питань персональних даних звертайтеся на support@doviria.com. Це контакт для звернень щодо конфіденційності, а не твердження про призначення передбаченого законом уповноваженого із захисту даних.
Щодо персональних даних, які бізнес вносить до робочого простору, зазвичай саме бізнес визначає цілі використання та є володільцем даних, а Doviria обробляє їх за його вказівками як розпорядник. У термінології GDPR це відповідно controller і processor. До цілей самого бізнесу застосовується його власна політика конфіденційності. Якщо ви звернетеся до нас, ми допоможемо визначити відповідального власника робочого простору.
2. Які дані ми обробляємо та звідки їх отримуємо
Відомості про обліковий запис надходять від вас або уповноваженого адміністратора бізнесу: ім’я, електронна адреса, дані для входу й підтвердження, участь у робочих просторах, права доступу, мовні налаштування та записи про прийняття умов. Технічні записи можуть містити IP-адресу, відомості про браузер чи пристрій, час запитів, події безпеки та операційні помилки. Повідомлення підтримці містять інформацію, яку ви вирішили надіслати.
Дані робочого простору надходять від вас, уповноважених колег або через імпорт: відомості про бізнес і контакти, податкові ідентифікатори, рахунки, бухгалтерські проведення, описи операцій, суми, документи та вкладення. Вони можуть стосуватися працівників, клієнтів, постачальників та інших контактів, які не мають облікового запису Doviria. Зайві чутливі дані або повні реквізити платіжних карток для цих записів не потрібні.
3. Цілі та правові підстави
Ми використовуємо відомості про обліковий запис для надання доступу, адміністрування запису й відповіді на звернення щодо сервісу. Якщо ви особисто є стороною договору, така обробка необхідна для його виконання. Щодо працівників або представників бізнес-клієнта ми спираємося на законні інтереси в обслуговуванні його облікового запису та взаємодії з уповноваженими користувачами з належним захистом їхніх прав.
Ми використовуємо пропорційний обсяг технічних записів і даних безпеки для запобігання несанкціонованому доступу, розслідування збоїв і захисту сервісу на підставі законних інтересів із дотриманням балансу з вашими правами. Окремі записи зберігаються або розкриваються, коли цього вимагає конкретний законний обов’язок. Якщо для необов’язкової обробки потрібна згода, ми запитаємо її окремо; ви можете відкликати її без впливу на законність попередньої обробки. Дані робочого простору обробляються за вказівками клієнта, який відповідає за власні правові підстави.
Дані для входу та відомості про бізнес, необхідні для надання доступу, є обов’язковими для користування відповідною послугою. Додавати необов’язкові вкладення до звернення в підтримку — ваш вибір. Поточний сервіс не використовується нами для суто автоматизованого прийняття рішень щодо осіб, які мають юридичні або подібні істотні наслідки.
4. Вимкнені функції
На початковому етапі Doviria функції ШІ, банківські підключення, вхід через Google та платний білінг вимкнені. Через ці вимкнені функції сервіс не передає записи робочого простору провайдерам ШІ, не отримує банківські виписки, не отримує профіль Google для входу й не збирає дані картки для підписки. Подання податкової звітності, кваліфікований електронний підпис, подання до ДПС і розрахунок зарплати також не входять до цього запуску.
Перед увімкненням функції, що змінює використання даних або їхніх одержувачів, ми оновимо відповідну інформацію та отримаємо необхідні дозволи. Сама згадка провайдера на сайті не означає активного підключення.
5. Одержувачі та постачальники послуг
Уповноважені учасники вашого бізнесу можуть отримувати доступ до записів відповідно до наданих прав. З боку оператора доступ для підтримки, безпеки й адміністрування мають лише власник компанії та її працівники, коли це необхідно для виконання цих обов’язків, з дотриманням конфіденційності й контролю доступу. Власна команда підтримки компанії опрацьовує запити щодо конфіденційності та повідомлення про інциденти через support@doviria.com. Ми розкриваємо дані органам влади лише за наявності законної вимоги, а професійним радникам — за необхідності та з дотриманням конфіденційності.
Інфраструктура використовує Cloudflare, Inc. для доставки сайту й застосунку, захисту мережі, зберігання даних D1, маршрутизації електронної пошти, власного сервісу Email Sending для службових повідомлень через auth.doviria.com і сховища відновлення R2, а Hetzner Online GmbH — для окремої бази PostgreSQL, поточних файлів і допоміжних сервісів документів. Сховища D1 і резервних копій R2 налаштовані в ЄС. Cloudflare пересилає звернення до підтримки в поштову скриньку компанії, розміщену в Google, де їх опрацьовує власна команда підтримки. Cloudflare також надсилає повідомлення для підтвердження облікового запису й скидання пароля; окремого провайдера надсилання службових повідомлень не підключено.
Постачальники можуть використовувати дані лише для погоджених послуг і виконання застосовних законних обов’язків. Ми не продаємо записи робочого простору й не дозволяємо використовувати їх для сторонньої реклами. Погоджений перелік субпідрядників і порядок його зміни є частиною умов обробки даних робочого простору.
6. Місця обробки та міжнародна передача
Розміщення сховища в ЄС не означає, що кожен мережевий запит, операція провайдера або дозволений адміністративний доступ відбуваються лише в ЄС. Doviria керує кіпрська компанія, а сервіс призначений для українського бізнесу. Власник компанії та її працівники надають підтримку й адмініструють сервіс із Кіпру, Об’єднаних Арабських Еміратів, Норвегії та Бразилії. Це місця доступу персоналу, а не твердження про зберігання всіх записів Doviria в цих країнах. Такий внутрішній доступ для підтримки здійснюється в межах тієї самої компанії. Провайдери інфраструктури можуть обробляти інформацію в різних країнах відповідно до застосовних умов надання послуг і захисту даних.
Якщо розкриття даних іншому одержувачу є міжнародною передачею, на яку поширюються обмеження, вона має ґрунтуватися на застосовному рішенні про адекватність захисту або належних гарантіях, за потреби з додатковими заходами. Доступ власного персоналу компанії не скасовує обов’язків щодо конфіденційності, контролю доступу та безпеки. Щоб дізнатися про умови, які стосуються ваших даних, і отримати копію застосовних гарантій з необхідними вилученнями, зверніться на support@doviria.com.
7. Строки зберігання та видалення
Дані активного бізнесу зберігаються для роботи простору до видалення або закриття. Запит власника на закриття одразу обмежує звичайне користування й передбачає 30 днів для скасування. Після цього планується видалення даних бізнесу з налаштованою ціллю завершити його протягом 90 днів від запиту, крім документованої законної вимоги збереження або незавершеного процесу в залежному сервісі. Залишається обмежений запис із ідентифікатором закриття, ідентифікатором і назвою бізнесу. Закриття одного бізнесу не видаляє автоматично обліковий запис, що використовується для інших бізнесів.
Резервні копії для відновлення зашифровані й створюються за розкладом кожні шість годин. Копії в R2 у ЄС та локальні копії для відновлення зберігаються до 30 днів. Вони призначені для контрольованого відновлення, а не звичайного доступу клієнтів. Перед відкриттям доступу до відновлених даних ми повторно застосовуємо пізніші закриття, початкові строки видалення та відповідні юридичні обмеження. Відновлення не має починати строки зберігання заново.
Посилання підтвердження діють одну годину. Сесії входу діють до семи днів і можуть поновлюватися щодня під час використання. Ці строки дії не означають, що всі пов’язані журнальні записи видаляються одночасно. Обробник транзакційної пошти очищує свій зашифрований вміст одразу після прийняття листа провайдером. Зашифрований вміст зі статусами captured, failed або unknown очищується через сім днів. Прийняття провайдером не підтверджує доставку до скриньки; ці заходи не визначають строки зберігання всіх метаданих доставки або копій у скриньці одержувача.
Для звичайних записів безпеки й роботи сервісу діє графік зберігання до 90 днів. Прострочені сесії входу видаляються, коли їхній вік перевищує 90 днів; активні сесії продовжують працювати, але їхні старі поля IP-адреси й ідентифікації браузера очищуються після досягнення цього віку. Лічильники спроб видаляються після 90 днів без активності. Звичайні метадані доставки електронної пошти видаляються через 90 днів від останнього оновлення, крім записів із чинним резервуванням на надсилання або документованим юридичним обмеженням. Провайдер зберігає журнали й трасування Cloudflare Worker протягом семи днів; ротація й очищення журналів окремого сервера забезпечують зберігання звичайних файлів у межах 90-денного графіка. Автоматичне очищення виконується періодично, а не в точну мить досягнення граничного віку запису.
Записи закритих звернень до підтримки й інцидентів, включно зі скопійованими вкладеннями, зберігаються до 12 місяців після закриття відповідного звернення або інциденту. Власна команда підтримки компанії призначає відповідального працівника й дату видалення, щомісяця переглядає закриті справи та видаляє записи за цією процедурою. Це процедура працівників, а не твердження про налаштоване автоматичне видалення в Google Workspace.
Підтвердження прийняття політик зберігаються разом з активними особистими обліковими записами й видаляються під час видалення цих облікових записів. Закриття одного бізнесу не видаляє особистий обліковий запис, що залишається активним. Окремі необхідні докази прийняття політик або закриття щодо закритого облікового запису зберігаються не довше 24 місяців після закриття. Записи закриття в застосунку мають видалятися через 730 днів від зафіксованого закриття, а записи бухгалтерського сервісу — через 730 днів після завершення видалення. Окремі службові метадані зберігають початковий строк видалення й відомості про юридичні обмеження. Записи не видаляються, поки існує бізнес або незавершена робота з видалення. Документоване юридичне обмеження або конкретний обов’язок за законом може вимагати довшого зберігання певних доказів із фіксацією підстави, обсягу та перегляду; це не дозволяє безстроково зберігати всі дані робочого простору. Опубліковані версії політик та їхні хеші не містять особистих записів прийняття й залишаються доступними як історія публікацій. Із запитами на видалення особистого облікового запису звертайтеся на support@doviria.com.
8. Безпека та відновлення
Засоби захисту включають зашифровані мережеві з’єднання, автентифікацію, розмежування доступу між робочими просторами, обмеження доступу до інфраструктурних облікових даних, перевірки файлів і зашифровані копії для відновлення. В окремому середовищі Doviria виконано перевірки відновлення. Це не гарантує відновлення після кожного майбутнього збою без втрат або затримки.
Шифрування диска з поточним файловим сховищем не підтверджено. Ми не стверджуємо, що всі збережені файли зашифровані, що застосовується наскрізне шифрування або що сервіс має сертифікацію безпеки. Про підозру на інцидент повідомляйте на support@doviria.com без надсилання паролів або зайвих чутливих записів.
9. Файли cookie та дані на пристрої
Doviria використовує необхідний сесійний файл cookie __Secure-doviria.session_token на app.doviria.com для збереження вашого входу. Він передається лише через захищені з’єднання, недоступний для читання скриптами сторінки та має параметр SameSite=Lax. Строк його дії — до семи днів із поновленням під час користування, як описано вище. Блокування цього cookie може перешкоджати входу або роботі функцій, що потребують автентифікації.
Браузер також зберігає функціональні дані локально. Це мова, оформлення, налаштування бічної панелі й розташування елементів, а також нещодавно вибрані бізнеси. Бухгалтерські форми можуть використовувати локальне або сесійне сховище для незавершених операцій, ідентифікаторів чернеток, сум, посилань і відновлення, коли результат надсилання невідомий. Це не лише налаштування: такі дані можуть містити бізнес-інформацію. Сесійне сховище пов’язане із сесією вкладки браузера. Постійні локальні налаштування й записи відновлення можуть залишатися, доки застосунок не завершить відповідну операцію або не очистить їх, чи доки ви не видалите дані сайту в браузері. Очищення даних сайту може видалити ненадіслані чернетки або інформацію для відновлення; саме по собі воно не видаляє записи, уже збережені в сервісі.
У поточній версії необов’язкова аналітика та рекламне відстеження не ввімкнені. Якщо ми запровадимо такі інструменти, то пояснимо відповідну обробку й надамо необхідний вибір до активації. Ця політика не є згодою на необов’язкове відстеження.
10. Ваші права та скарги
Залежно від законодавства й обставин ви можете вимагати доступу, виправлення, видалення, обмеження обробки або перенесення персональних даних, заперечувати проти обробки на підставі законних інтересів і відкликати згоду на обробку, що ґрунтується на ній. До прав застосовуються передбачені законом умови, зокрема захист прав інших осіб і конкретні обов’язки зберігання. Надсилайте запити на support@doviria.com; ми можемо запросити пропорційне підтвердження особи. Якщо запит стосується даних робочого простору клієнта, ми передамо його відповідальному бізнесу та надамо необхідну допомогу.
Ми відповідатимемо в строк, установлений законодавством, що застосовується до вашого запиту. За GDPR звичайний строк становить один місяць із можливістю передбаченого законом продовження за необхідності та повідомленням протягом першого місяця. Застосовні українські строки й процедури також залишаються чинними; продовження за GDPR не скасовує коротшого обов’язкового строку.
Ви можете подати скаргу Комісару із захисту персональних даних Кіпру, Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини, іншому компетентному наглядовому органу або звернутися до компетентного суду. Попереднє звернення до нас не є обов’язковим. Офіційна інформація доступна на dataprotection.gov.cy та ombudsman.gov.ua.
11. Оновлення
Версію та дату набрання чинності цією політикою зазначено разом із документом. Істотні зміни використання даних буде пояснено в сервісі або відповідним повідомленням для облікового запису. Перед підключенням нового провайдера чи функції ми перевіряємо відповідну обробку даних.