Почніть із підтверджень
Додайте стабільне посилання на документ, його розташування, короткий опис і статус перевірки. Обирайте поля, що допомагають пошуку, а не копіюйте конфіденційний вміст до широко доступної таблиці.
Розберіть приклад
Рядок покажчика DOC-018 веде до повної квитанції постачальника й містить позначку «запитано уточнення дати». Перевіряльник може знайти джерело та відкрите питання без ведення другої версії квитанції.
Чітко визначте наступний крок
Періодично перевіряйте посилання й призначте відповідального за оновлення. Переміщений файл не повинен залишати покажчик, який виглядає повним, але нічого не відкриває. Доступ має відповідати самому документу.
Зберігайте контекст джерела
Читабельне джерело й зрозуміла назва виконують різні завдання. Зберігайте початковий документ цілим, додаючи навколо нього контекст для пошуку. Не вважайте назви файлів, результати OCR або обрізане зображення авторитетнішими за саме джерело.