Почніть із підтверджень
Зберігайте документ разом із відповідними відомостями про відправника, датою й коротким поясненням. Не збирайте весь не пов’язаний із питанням ланцюжок листування, якщо потрібний контекст дає одне конкретне повідомлення.
Розберіть приклад
Постачальник надсилає виправлену квитанцію й пояснює, що попередній файл мав неправильне посилання. Саме вкладення не показує, яку версію воно замінює; це пояснює супровідне повідомлення.
Чітко визначте наступний крок
Пов’яжіть повідомлення й документ так, щоб інший перевіряльник мав належний доступ. Зберігайте відмінність між заявою постачальника й власною нотаткою перевірки.
Зберігайте контекст джерела
Читабельне джерело й зрозуміла назва виконують різні завдання. Зберігайте початковий документ цілим, додаючи навколо нього контекст для пошуку. Не вважайте назви файлів, результати OCR або обрізане зображення авторитетнішими за саме джерело.